Aude Réco Cet article est la retranscription de l’épisode 1 du podcast Créactivité, le podcast de celleux dont l’activité est la création. Vous pouvez l’écouter ci-dessous et retrouver des ressources supplémentaires dans l’article. Bonne écoute !
On rêve tou·te·s d’une productivité au top, chaque jour, dans chaque domaine que l’on décide d’explorer. Beaucoup pensent que la productivité est le fruit de bonnes nuits de sommeil, de litres de café/thé engloutis et de projets qui nous enthousiasment au-delà de l’imaginable. C’est vrai, mais, quand on parle de productivité, on évoque surtout l’organisation, et cette organisation s’acquiert.
MES 5 PILIERS POUR UNE PRODUCTIVITÉ AU TOP
L’organisation n’est pas que le résultat d’innombrables heures passées à tâter du synopsis ou à dompter la muse – pour celleux qui croient à son existence. L’organisation est une démarche volontaire qui consiste à mettre de l’ordre dans son quotidien afin d’atteindre ses objectifs, mais la volonté seule ne suffit pas. Ni le temps. Ni l’expérience.
Je vous présente mes cinq piliers pour une productivité au top.
1. SE FIXER DES OBJECTIFS RÉALISABLES ET S’ACCORDER LE TEMPS NÉCESSAIRE À LEUR RÉALISATION
Mon premier pilier pour une productivité au top consiste, tout simplement, à se fixer des objectifs réalisables, mais aussi à s’accorder le temps nécessaire à leur réalisation.
Bien souvent, on pense à ne pas se prévoir une montagne de tâches pour une seule journée. (L’idéal serait de trois tâches quotidiennes.) Mais on a tendance à oublier de penser nos objectifs aussi en terme de temps.
OBJECTIFS ET FACTEUR TEMPS
Quand on évoque le facteur temps, c’est, le plus souvent, pour dire que l’on en manque, qu’il file à toute vitesse… Rarement pour l’aménager afin qu’il colle mieux à nos attentes et à nos besoins. C’est pourtant là la base d’une organisation réussie et, par extension, de la productivité.
De combien de temps disposez-vous réellement pour accomplir vos tâches ?
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Tout d’abord, vous devez vous demander de combien de temps vous disposez réellement pour accomplir vos tâches. Ne pensez pas en terme d’instants grappillés pendant la pause déjeuner ou pendant votre film/série TV du soir. Mieux vaut ne consacrer qu’une heure pleine et entière à son projet que plusieurs dizaines de minutes volées dans la journée.
Si vous souhaitez vraiment écrire ou vous y remettre, il faudra songer à :
- dégager des plages horaire suffisantes pour travailler
- prévoir des objectifs pas trop ambitieux ni gourmands en temps
- diminuer/revoir le temps que vous consacrez aux autres activités. (On ne peut pas tout faire !)
DÉGAGER DES PLAGES HORAIRES SUFFISANTES POUR TRAVAILLER
Une tâche n’en est pas une autre, c’est-à-dire qu’elles sont loin de toutes se ressembler. C’est pour cette raison qu’il est important de dégager des plages horaires suffisantes pour travailler.
Il y a les tâches machinales, comme répondre à ses mails, à ses commentaires sur les réseaux sociaux ou envoyer les service-presse, pour celleux qui pratiquent l’autoédition. Celles-ci paraissent minimes et rapides à effectuer, elles peuvent néanmoins prendre plus de temps que prévu en fonction du nombre de mails/commentaires, de leur nature…
Il y a les tâches dont on sait par avance qu’elles vont prendre un temps fou : la préparation d’un roman (oui, je pense au synopsis de travail, notamment), les corrections, la promotion – toujours pour celleux qui pratiquent l’autoédition – en font partie.
Enfin, il y a les tâches que l’on a plus de mal à quantifier en terme de temps. C’est là que la productivité intervient : pour minimiser les baisses de régime et l’impact des imprévus. (J’en reparle plus bas.)
Dégager des plages horaires suffisantes permet de ne pas finir submergé·e sous une montagne de tâches qui s’accumulent. La productivité, c’est la capacité à s’accommoder du temps que l’on a à disposition, pas à remplir plus de tâches que les autres en moins de temps qu’eux.
La productivité n’est pas affaire de temps consacré à plusieurs tâches, mais de gestion de ce temps alloué par le quotidien. C’est en sens que l’on conseille (parce que je suis loin d’être la seule) de prévoir des objectifs pas trop ambitieux ni gourmands en temps.
PRÉVOIR DES OBJECTIFS PAS TROP AMBITIEUX NI GOURMANDS EN TEMPS
Prévoir des objectifs pas trop ambitieux ni gourmands en temps est mon deuxième conseil si vous souhaitez vraiment écrire ou vous y remettre. Comme on dit : « Étape par étape. »
Au début, il faut s’acclimater. Quand on revient de vacances aussi. Pareil quand on n’a pas écrit depuis une longue période, quelle que soit la raison.
La « facilité » quand on commence à écrire est que tout est neuf, tout est à faire. Quand on retrouve l’écriture, il faut réacquérir ses bases, selon ce que l’on a perdu pendant la période où on n’a pas écrit.
Ne pas se prévoir des objectifs trop ambitieux peut paraître un conseil de base. Pourtant, une fois lancé·e, on a tendance à s’emballer, à multiplier les projets ou à se projeter trop loin dans l’avenir.
L’idée de ne pas s’encombrer d’objectifs gourmands en temps vaut pour bon nombre d’activités, pas seulement l’écriture. Pour cela, diminuer/revoir le temps que vous consacrez aux autres activités est également nécessaire. L’écriture cohabite avec votre quotidien et vos autres activités. Vous pouvez lui donner la priorité, mais vous pouvez aussi lui consacrer moins de temps qu’aux autres ; tout dépend de ce que vous voulez en tirer.
DIMINUER/REVOIR LE TEMPS QUE VOUS CONSACREZ AUX AUTRES ACTIVITÉS
Diminuer/revoir le temps que vous consacrez aux autres activités est un conseil qui vaut pour celleux qui aimeraient trouver plus qu’une satisfaction personnelle dans l’écriture. Si vous voulez progresser, il faut vous en donner les moyens.
L’écriture d’un texte – roman ou nouvelle, peu importe – n’est pas un long fleuve tranquille. La productivité en est la base, et on a tendance à la faire passer pour de la motivation. (Ou un manque de motivation.) La motivation se travaille. L’organisation aussi. Vous ne pouvez pas vous risquer à tout faire une journée et rien le lendemain.
Si vous voulez progresser, donnez-vous en les moyens.
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L’écriture est un domaine qui puise son expérience de la régularité. Vous pouvez être régulier·ère deux fois par semaine, tant que vous vous y tenez. L’idée selon laquelle vous devez écrire tous les jours n’est que partiellement juste. En effet, vous apprendrez plus vite en écrivant chaque jour au lieu de deux à trois fois par semaine, mais rien ne vous oblige à sacrifier vos autres activités au profit de l’écriture. Encore une fois, procédez selon vos attentes et vos besoins en matière d’écriture. (Mais ne venez pas dire après que ça n’avance pas assez vite.) Surtout, veillez à prendre en compte les imprévus potentiels.
PRÉVOIR UNE « MARGE D’ERREUR »
C’est la loi de Murphy. Elle consiste à prévoir une marge d’erreur, une marge pour les imprévus. Et, des imprévus, il y en aura !
L’écriture d’un roman est un travail de longue haleine. On a beau tout planifier, les imprévus font partie du processus. Un chapitre plus long à écrire que prévu, un synopsis de travail qui nécessite un rééquilibrage, un esprit qui n’est pas au meilleur de sa forme… Heureusement, il existe des moyens d’anticiper.
LA MARGE D’ERREUR EST LE MOMENT OÙ TOUT PEUT EMPIRER… OU S’ARRANGER
La marge d’erreur est une période au cours de laquelle la disponibilité de votre temps change. Cette disponibilité diminue, et c’est ennuyeux parce que vous avez sûrement dix mille choses à faire.
Vous avez eu une mauvaise journée/nuit, votre chat/chien/lapin/autre est malade, votre ordinateur a chopé une merde… Peu importe : la marge d’erreur, c’est la période qui vous permettra de rattraper le coup.
Il y a quatre façons de perfectionner votre marge d’erreur :
- ne planifiez pas plus de trois grosses tâches par jour – il semblerait que ce soit la quantité idéale pour conserver sa productivité – et morcelez ces tâches afin de pouvoir les caser plus facilement dans un emploi du temps chargé
- gardez-vous, chaque jour, un laps de temps pour rattraper votre éventuel retard
- si vous n’avez pas de retard (tant mieux pour vous !), mettez ce temps à profit et prenez de l’avance
- soufflez un coup, faites-vous une raison et reprenez vos tâches, sans pression.
PAS PLUS DE TROIS TÂCHES MAJEURES PAR JOUR
Les tâches majeures sont ces tâches tellement grosses/importantes qu’elles englobent d’autres tâches. Ce sont ces tâches qu’il vaut mieux morceler pour avoir l’impression d’avancer.
L’idéal serait de trois tâches par jour pour 1) avoir l’impression d’avancer, donc, et 2) ne pas tomber dans le piège des To-Do Lists qui n’en finissent pas.
UN LAPS DE TEMPS JOURNALIER POUR RATTRAPER UN ÉVENTUEL RETARD
Ce point fait partie intégrante de la marge d’erreur. Se garder un laps de temps journalier pour rattraper un éventuel retard est un bon moyen de toujours s’assurer d’atteindre ses objectifs quotidiens. Surtout, il permet d’alléger, voire de supprimer la pression due aux deadlines.
S’il n’y a pas de retard à déplorer, mettez ce temps à profit pour avancer une journée que vous saurez chargée, vous consacrer à des tâches qui ne nécessitent pas ou très peu de concentration, ou, simplement, pour vous ressourcer.
REPRENEZ VOS TÂCHES SANS PRESSION
Quel que soit le retard que vous accusez, il est inutile d’aggraver la situation en ajoutant de la pression sur vos épaules ; ce qui est fait, est fait.
Adaptez-vous à l’idée qu’une liste de tâches n’aura sans doute jamais vocation à être parfaite ni à être parfaitement complétée/remplie. Une fois cette perspective admise, il vous sera plus aisé d’accepter les éventuels retards dans votre To-Do List.
Néanmoins, avant d’en arriver là, il existe divers moyens de tromper le retard, et je vous les livre sans plus tarder, en fonction de deux éléments majeurs : deadline personnelle et deadline professionnelle.
SI VOUS N’AVEZ PAS RESPECTÉ UNE DEADLINE PROFESSIONNELLE
Si vous n’avez pas respecté une deadline professionnelle, associez les tâches que vous devez rattraper à des gestes apaisants ou rassurants :
- préparez-vous une boisson chaude que vous associez habituellement à une activité de détente (lecture, série télé, coloriage…)
- imaginez des récompenses pour chaque tâche effectuée ou chaque palier atteint (un carré de chocolat, une pause, un café…)
- accordez-vous une micro-sieste pour, ensuite, repartir d’un bon pied.
SI VOUS N’AVEZ PAS RESPECTÉ UNE DEADLINE PERSONNELLE
Si vous n’avez pas respecté une deadline personnelle : essayez de faire complètement autre chose en attendant que la pression diminue, voire disparaisse. Il est inutile de vous focaliser sur le retard, essayez plutôt :
- de relativiser : qu’est-ce qui rendait cette deadline personnelle absolument urgente ?
- de vous replacer au centre des choses : ne seriez-vous pas plus efficace après du repos ?
- de vous poser, en somme, les bonnes questions : par exemple, vos objectifs n’étaient-ils pas trop ambitieux ?
SE TENIR À SES OBJECTIFS
S’en tenir à ses objectifs ne consiste pas à remplir le plus de tâches possible en le moins de temps donné.
S’en tenir à ses objectifs, c’est respecter les engagements que l’on a pris, que l’on prend auprès de soi-même. C’est aussi, d’une certaine manière, se respecter, puisque l’idée voudrait que l’on en profite également pour se ménager. (Mais j’y reviens dans le point suivant.)
La productivité n’a pas à devenir un rapport de force entre votre vie professionnelle et votre vie privée. Toutes deux ont droit au même équilibre, et ce, pour une seule et même raison : votre propre équilibre.
PRENDRE DU TEMPS POUR SOI-MÊME
Votre propre équilibre nous amène à ce quatrième pilier : prendre du temps pour soi-même.
Nous l’avons vu tout au long des précédents points, se ménager est essentiel au bon développement de sa productivité. (Non, l’expérience et l’organisation ne font pas tout.)
TENDRE VERS UNE ROUTINE DU MATIN ET UNE ROUTINE DU SOIR ?
Avant de vous poser la question d’une routine matinale et d’une routine du soir, demandez-vous d’abord si vous ne le faites pas déjà. Souvent, on se rend compte, après réflexion, que l’on a déjà adopté les réflexes de ces routines destinées à mettre en avant son bien-être.
Quand on parle de Morning Routine ou de Miracle Morning, on n’entend pas forcément par là d’adopter exactement chaque étape empruntée aux autres. C’est à chacun·e de trouver son équilibre via des activités qui l’apaisent, l’aident à s’endormir, à mettre de côté la journée de travail…
Contrairement à ce que son nom indique, le Miracle Morning n’a rien de miraculeux. Tout est dans le déroulé de vos étapes matinales, pas tellement dans le laps de temps que vous leur consacrez. Attention, donc, avant de vous lancer dans une routine, quelle qu’elle soit : la vôtre ne ressemblera jamais tout à fait à celle des autres, mais, si c’est le cas, alors, elle ne vous comblera peut-être pas comme elle le devrait.
S’AMÉNAGER DES HORAIRES ET DES LIEUX DE DÉTENTE
Si les routines, ce n’est clairement pas votre truc, veillez à vous aménager des horaires et des lieux de détente. Et j’insiste sur les lieux, car choisir votre bureau pour y passer votre pause est le meilleur moyen de replonger, la tête la première, dans les dossiers et les emails.
Prenez de vraies pauses, réservez vos soirées et vos weekends, gardez-vous un vrai moment pour la pause déjeuner… Associez ces instants à un renouvellement utile, celui de votre motivation et de votre concentration, à une période de plénitude, de ressourcement.
TOUT ANTICIPER
Pour parvenir à une productivité sereine, il convient néanmoins de tout anticiper (dans la mesure du possible) :
- le temps passé sur chaque tâche ou groupe de tâches
- le temps passé à préparer votre planning
- le temps à caser pour les éventuels retards…
Tout à l’heure, je parlais des deadlines personnelles. Si je les ai séparées des deadlines professionnelles, ce n’est pas parce qu’elles sont moins importantes, juste plus faciles à repousser puisque pas forcément liées à un·e autre professionnel·le.
SE FIXER DES OBJECTIFS RÉALISABLES
Une productivité sereine passe donc par une anticipation de ses moindres faits et gestes, et dans un emploi intelligent du temps mis à sa disposition. Ce n’est pas se dire que les journées sont trop courtes, car, avec des journées deux fois plus longues, nous n’arriverions toujours pas à caser autant de tâches souhaitées.
Mieux vaut, à un moment, se dire que, non, les journées ne sont pas trop courtes, mais que c’est nous qui avons tendance à les surcharger, à vouloir accroître toujours plus notre productivité, peut-être par souci des autres.
Mieux vaut se dire que, non, ces mêmes autres ne disposent pas de plus de temps que nous ; iels ont simplement des activités différentes, qui remplacent les nôtres.
Mieux vaut se dire que, oui, nous aurions tout à gagner à revoir notre façon de « consommer » le temps. Et ça passe par se fixer des objectifs réalisables, par ne pas trop en demander à sa motivation (coucou la rentrée et ses multiples objectifs qui ne tiendront pas trois jours), par être réaliste et compréhensif·ve vis-à-vis de soi-même.
Vous l’aurez compris, le temps et l’emploi que l’on en fait sont à l’origine d’une bonne productivité, et une bonne productivité est une productivité sereine. Forcer pour caser le plus de tâches possible en un temps record n’est absolument pas la définition d’une productivité sereine, laquelle ne consiste ni à se surmener ni à se négliger.
Accordez-vous du temps et de la bienveillance, écoutez votre corps et votre esprit, et épargnez-vous une montagne de tâches à accomplir. Pensez étape par étape.
